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Coaching auf vier Hufen – Führungsstärke entwickeln

Veröffentlicht von Joachim Lang

Wie in vielen Branchen nimmt auch bei uns als Ingenieur-Betrieb und Entwicklungs-Berater die Arbeits-Taktung zu, je mehr wir uns dem Jahresende nähern. Dazu schwächelt die Wirtschaft in Deutschland gerade in vielen Bereichen. Die zahlreichen internationalen Konflikte und Handelsbeschränkungen tragen nicht zur Beruhigung bei. Häufig machen sich Stress und Hektik breit, in Unternehmen und in allen Führungsebenen.

In solchen Nerven zehrenden und hektischen Zeiten genieße ich die Momente, in denen ich mit zweien der besten Mitarbeiter aus unserem Stall zusammen unterwegs bin – mit unseren Pferden.

Ein knallhartes Management-Thema

Pferdegestütztes Coaching hört sich für viele Menschen noch immer ungewohnt an. Vor sechs Jahren haben wir es in unser Coaching-Angebot für Führungskräfte und Unternehmer aufgenommen und ich bin immer wieder begeistert von den Ergebnissen, die wir mit der Methode erreichen. Die Arbeit mit Pferden im Coaching ist keineswegs irgendeine nette Spielerei. Es ist ein knallhartes Management-Thema. 

Ich würde mittlerweile sogar so weit gehen zu sagen: es ist ein Muss für jede und jeden, der oder die ernsthaft Manager-Aufgaben übernehmen und in schwierigen Zeiten und unter Druck erfolgreich Firmen, Abteilungen oder Teams leiten will. Diese Form des Coachings ist einfach genial, kommt ohne langwierige Diskussionen und ohne verletzende Vorwürfe innerhalb von Teams und ohne persönliche Attacken aus. Sie spart viel Zeit und schafft schnell Klarheit bei Unsicherheiten und Konflikten – kurzum: Pferde-gestütztes Coaching kann ein Problemlöser sein.

Pferde fühlen Widerspruch sofort 

Auf nahezu allen Ebenen und in allen Branchen gibt es Menschen, die Mitarbeiter führen und dies immer wieder lernen oder optimieren müssen. Die Arbeit mit den Pferden hilft, eigene Stärken, mögliche Schwächen und innere Konflikte zu erkennen. Warum? Pferde erfassen sofort, ob der Mensch, der mit Ihnen in Kontakt kommt, authentisch, sicher oder unklar ist. Sie reagieren feinfühlig auf den menschlichen Kontakt, auf Emotionen und die Ausstrahlung. Ihre Reaktionen geben den Menschen unmittelbares Feedback z.B. zu Verhalten oder innerer Haltung. Man kann sich ihnen gegenüber zwar verstellen, das geschulte Auge sieht aber an der Reaktion des Pferdes die Unstimmigkeit. Wenn der eigene Führungsanspruch auf der einen Seite und Schwächen oder Unsicherheiten auf der anderen Seite im Widerspruch stehen, lässt sich das unmittelbar in der Reaktion der Tiere ablesen. Sie sind Spiegel und Reflektor des menschlichen Verhaltens.

Unbewusstes Verhalten erkennen, Blockaden abbauen

Wem auf diese Weise die eigene Ausstrahlung und Wirkung auf andere Menschen deutlich wird, der stärkt so seine emotionale Intelligenz, Führungskompetenz und Kommunikationsfähigkeiten. Das macht sich dann in Verhältnissen bemerkbar, die gerade durch die Beziehung erfolgreich werden oder scheitern – zu Beispiel zu Kunden oder den eigenen Mitarbeitern. Wir stimmen jede Übung und Aufgabe auf die individuellen Ziele der Teilnehmer ab: Geht es um eine Stärkung als Team, um eine eigene Orientierung, die Stärkung des eigenen Bewusstseins oder eigener Akzeptanz? Geht es um anstehende Entscheidungen? Das Coaching lässt viele Möglichkeiten zu.

Unsere Aufgabe als professioneller Coach ist es, diesen Prozess zu ermöglichen, zu begleiten und zu helfen, die gewonnenen Erkenntnisse zu reflektieren und auf das berufliche oder private Leben zu übertragen. Das kann auch helfen, unbewusste Verhaltensweisen oder Blockaden zu erkennen und abzubauen. Das Pferd kritisiert dabei nicht, und die Führungskraft muss sich nicht schämen. Ganz im Gegenteil: Im Kontakt mit Pferden und ohne den Druck, als Führungskraft „funktionieren“ zu müssen, fühlen sich viele Teilnehmer bei unserem Coaching zum ersten Mal frei und entspannt.

Positive Rückmeldungen

Pferde-gestütztes Coaching lässt die Teilnehmenden ihre eigene Persönlichkeit erkennen und zeigt ihnen sehr klar, wie sie wahrgenommen werden. Besser und ehrlicher, als das Menschen im Allgemeinen tun. Unsere Teilnehmer zeigen sich regelmäßig begeistert von der Methode, die ihnen selbst menschlich und damit als Führungskraft auch beruflich so viel bringt. Einige Referenzen haben wir auf unserer Website unter https://cigus.de/unternehmensberatung/pferdegestuetztes-coaching/ zusammengestellt. Schauen Sie gerne nach.

Haben Sie Fragen zum Pferde-gestützten Coaching – oder möchten Sie es einmal ausprobieren? – Schreiben Sie mir gerne!

Telefonphobie

Weit verbreitet: Die Angst vor dem Telefonieren

Veröffentlicht von Joachim Lang

Vor einiger Zeit hatte ich in einem Beitrag gelesen, wie verbreitet bei (vor allem jüngeren) Arbeitnehmern die Angst vor dem Telefonieren ist. Lieber wird per Email oder Chat kommuniziert, um eine Sache zu klären – oft mit einem viel höheren Zeitaufwand und mehr Abstimmungs-Schleifen. Am Telefon könnten Anrufer und Angerufener sich viel schneller abstimmen. Doch die Telefon-Phobie – so der Fachbegriff – scheint weit verbreitet. Vor allem manchen Ingenieuren und anderen Fachleuten in technischen Berufen sagt man Probleme mit einer lebendigen Kommunikation nach („Ingenieure sind keine Kommunikationsmuffel“). Sie bevorzugen den Austausch via Mail oder Social Media.

Warum manche Menschen das Telefon meiden, dafür gibt es verschiedene Gründe. Die einen fürchten sich zu verhaspeln oder nicht schlagfertig genug zu sein. Andere haben grundsätzlich ein ungutes Gefühl, wenn es um ein persönliches Gespräch geht, ob am Telefon oder im direkten Austausch per Video oder im selben Raum. Wieder andere haben schlicht Sorge, am Telefon abgewiesen zu werden oder auf Bitten, Anregungen oder Wünsche einen Korb zu bekommen. Und manche bekommen schon einen erhöhten Puls, wenn Sie nur zum Hörer greifen. 

Tipps gegen die Telefon-Phobie

In jedem Falle gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Betroffene mit der Angst vor dem Hörer umgehen können. Hier ein paar Tipps für Prophylaxe und Behandlung:

  • Vorbereitung:
    Bereiten Sie sich auf ein Telefonat vor. Wie auf ein Gespräch, auf eine Projekt-Präsentation oder auf Gehaltsverhandlungen. Haben Sie Ihre Botschaft und Argumente parat. Diese Vorbereitung soll natürlich nicht mehrere Stunden umfassen. Aber sich ganz einfach klar werden über das, was ich sagen oder worum ich bitten will und was ich notfalls entgegnen kann, bevor ich den Hörer in die Hand nehme. Wer vorbereitet in ein Gespräch geht, ist immer im Vorteil.
  • Anspruch:
    Was verlangen Sie von sich am Telefon? Dass sie überzeugen und auf Anhieb ein großes Projekt verkaufen? Dass Sie einen Auftrag erhalten? – Viele scheuen das Telefon, weil sie Angst vor dem Scheitern haben. Vielleicht sind dabei ihre Ansprüche schlicht zu hoch. Weil sie Erwartungen haben, die sich nun einmal nicht immer erfüllen. Zum Business gehört auch Absagen einzuholen. Wer es aber gar nicht erst versucht, kann keinen Erfolg erringen. Mehr als „nein“ sagen, kann der andere nicht. (If you don’t ask, the answer is always no.)
  • Feste Telefonzeiten:
    Ein Tipp, den ich selbst auch anwende: Ich blocke mir Zeitfenster fürs Telefonieren. Nicht, weil ich Angst davor habe, sondern um eine klare Struktur in meinen Arbeitstag zu bringen. In diesen Zeitfenstern gehe ich bewusst an die Telefonate, muss nicht „zwischen Tür und Angel“ oder unter Zeitdruck sprechen und kann so in aller Ruhe mehrere Telefonate nacheinander erledigen. Diese äußere Ruhe – weil fest eingeplant – kann eine innere Ruhe nach sich ziehen. Probieren Sie es aus! 
  • Einfach mal machen:
    Ob Ihre feste Telefonzeit für den anderen ein guter Zeitpunkt ist, ob Sie ihn in aller Frühe besonders gut erreichen oder besser mittags – das können Sie nicht wissen, Sie müssen es ausprobieren. Im schlimmsten Fall erreichen Sie ihn nicht und probieren es erneut – oder bitten um einen Rückruf, dann liegt der Handlungsauftrag bei Ihrem Gesprächspartner, und Sie müssen sich nicht neu überwinden…
  • Sprechen Sie darüber:
    Ein weiterer Tipp: Sprechen Sie mit anderen über Ihre Befürchtungen und Ängste. Wie oben geschrieben: Telefon-Phobie ist durchaus verbreitet. Gerade unter denjenigen, die mit WhatsApp, Threads oder Telegram als wesentlichen Plattformen aufgewachsen sind. Es muss also niemandem peinlich sein, sich zu dem Problem zu bekennen. Ganz im Gegenteil: Nur dann lassen sich auch gemeinsam Lösungen finden.

Welche Erfahrungen machen Sie mit dem Telefonieren? Haben Sie weitere Tipps gegen die Angst vor dem Hörer? – Dann schreiben Sie mir gerne. Oder rufen Sie mich an 😊

Gewinne sind wichtige Rücklagen und Reserven

Gewinne sind wichtige Rücklagen und Reserven

Veröffentlicht von Joachim Lang

In einem meiner letzten Beiträge hatte ich gezeigt, wie wir bei uns im Unternehmen das Interesse an den täglichen Spielen der Fußball-Europameisterschaft mit den Anforderungen an eine geregelte Arbeitszeit und mit Projektterminen in Einklang gebracht haben. Viele haben dem zugestimmt. Andere Geschäftsführer hatten das vermutlich anders geregelt, die einen strenger, andere lockerer. Einige haben im Sinne einer guten Stimmung oder einer flachen Hierarchie vielleicht noch mehr Spielraum gelassen oder das „Rudelgucken“ auch tagsüber zum Mitarbeiter-Event gemacht.

Das muss jeder nach seinen eigenen Vorstellungen und seiner Philosophie entscheiden. Es sollte jedoch niemand aus dem Auge verlieren, dass auch während guter Mitarbeiter-Stimmung und trotz flacher Hierarchie Geld verdient werden muss. Ein Punkt, der leider zu selten offen angesprochen und diskutiert wird. Doch alle Unternehmen – ob in der Industrie, ein Ingenieur-Unternehmen wie bei uns, in Forschung und Entwicklung oder auch private Unternehmen im sozialen Bereich – sind darauf angewiesen, mit ihren erbrachten Leistungen und der Wertschöpfung Umsatz zu machen und Gewinne zu erwirtschaften.

Ich habe schon einige Start-Up-Unternehmen aus dem technischen Bereich begleitet. Wenn sie nach der „Gründerschulung“ von der IHK kamen, hatten viele von ihnen Angst vor dem betriebswirtschaftlichen Teil der Geschäftsführung. Mein Credo war dann: Gib den Papierkram dem Steuerberater und schau, dass Du mehr Geld einnimmst, als Du ausgibst – dann geht nichts schief. Konzentrier Dich nicht auf die Buchführung, sondern auf Deine Kunden und Dein Produkt. Und lass die ersten Gewinne in jedem Falle im Unternehmen.

Das bildet eine wichtige Reserve. Damit haben wir bei cigus zum Beispiel die Corona-Zeit überbrücken können, vor allem während des ersten Lockdowns. Wir haben damals investiert und stehen dadurch mit unseren Projekten heute besser da als vor der Krise. Wir haben nicht nur Mitarbeiter halten können (auch durch finanzielle Anreize), sondern viele hinzugewonnen. Und Mitarbeiter – auch das ein manchmal vergessener Aspekt – sind kein Kostenfaktor, sondern das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Tatsächlich suchen wir immer weitere qualifizierte Fachleute. Immer wieder werden wir von Unternehmen nach Dienstleistungen wie Technische Redaktion oder Technische Dokumentation gefragt.

Diese positive Entwicklung war mit eigenen Mitteln (ohne Fremdkapital!) möglich, weil wir bei cigus Rücklagen aufgebaut haben – und das eben aus dem zuvor erwirtschafteten Gewinn. Rücklagen sind das Polster für Krisen- und auch für Wachstumszeiten, von denen wir angesichts der vielen Unwägbarkeiten und aktuellen Schlagzeilen nie wissen, wann sie uns konkret wieder betreffen. Denn gerade als international eingebundenes Unternehmen schauen wir sehr genau hin, wie sich Beziehungen und Geschäfte national und international entwickeln. Wir müssen weiterhin Gewinne machen, um uns heute abzusichern für die Krisen und damit auch für die Chancen von morgen. Das ist wichtig!

Mensch und Arbeit – ein neues Image für unseren Arbeitskreis

Veröffentlicht von Joachim Lang

Seit bald zehn Jahren leite ich im Cluster Nutzfahrzeuge in Ulm den Arbeitskreis „Nachwuchs-Ausbildung-Personal“. Ein langer und sperriger Begriff. Nun haben wir ihn inhaltlich und in der Bezeichnung geändert. Er heißt jetzt ganz einfach „Mensch und Arbeit“. Das ist nicht nur kürzer, es passt auch viel besser zu den aktuellen Anforderungen.

Im Kern geht es uns mit diesem Arbeitskreis darum, unsere Mitgliedsunternehmen bei ihrer Nachwuchs-Gewinnung bzw. beim Recruiting neuer Beschäftigter zu unterstützen und bei der Personalentwicklung zu beraten. Dazu referieren regelmäßig Unternehmer oder Fachleute zu Themen wie zum Beispiel Recruiting-Prozess, Bewerberauswahl und Personalführung. Aber auch die Anforderungen an die Flexibilität und Effizienz ändern sich unter aktuellen Rahmenbedingungen und in Zeiten von Homeoffice sowie in Kombination mit KI. 

Das richtige und qualifizierte Personal, das wir in allen Branchen und Hierarchie-Ebenen benötigen, setzt die Betriebe zum Teil mächtig unter Druck. Hinzu kommen die Personalengpässe durch den Verlust der erfahrenen Mitarbeiter, dem demographischen Wandel geschuldet. Dabei verlassen nicht nur die Mitarbeiter die Firmen, mit ihnen gehen auch jahrelange Expertise und wertvolle Kontakte. Wie sehen Regelungen mit Mitarbeitern jenseits der Rentenalters-Grenze aus? Wie können geschätzte Arbeitnehmer länger im Unternehmen gehalten oder bei Bedarf als Experten hinzugezogen werden, so dass es sich für beide Parteien lohnt? Ohne dass es zu Steuerbelastung oder finanziellen Einbußen bei den Betroffenen kommt? Dazu hatte ich hier bei LinkedIn auch schon geschrieben. 

Auch viele zusätzliche staatliche Gesetze und Verordnungen, das so genannte Whistleblower-Gesetz, Gesetze zur Nachhaltigkeit oder für Menschenrechte müssen umgesetzt werden und sorgen in der Organisation, bei der Schulung und bei der Personalführung für erheblichen Mehraufwand. Der Einsatz von KI in Unternehmen – Was ist sinnvoll? Wo müssen Beschäftigte geschult werden? Was ist aus Gründen von Datenschutz und Datensicherheit zu beachten? – kommt ebenfalls hinzu. In unserem eigenen Unternehmen, der cigus GmbH, erforschen wir gerade in Zusammenarbeit mit der Hochschule Neu-Ulm welche Vorteile KI im Recruiting und internen Prozessen bringen kann.

In Summe geht es also nicht mehr „nur“ um Nachwuchs und Ausbildung, sondern um viel mehr Themen, die rund um Organisation, Personalwirtschaft und Personalführung jedes Unternehmen und jede Einrichtung berühren. Und weil Personal noch immer das wichtigste Kapital eines Unternehmens ist und Unternehmen (ebenso wie die öffentliche Verwaltung) sich den verändernden Bedingungen stellen müssen und gleichzeitig unter Personalknappheit leiden, sehen wir im Thema „Mensch und Arbeit“ zentrale Faktoren für den Erfolg aller Betriebe.

Fußball-EM während der Arbeitszeit – was tun?

Veröffentlicht von Joachim Lang

„Fußball ist unser Leben…“ – sang die deutsche Nationalmannschaft zur WM 1974. Da war ich gerade ein Teenager und kein großer Fußball-Fan. Heute bin ich etwas älter, aber immer noch kein wirklicher Fan. Ich sehe aber, dass viele meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dem Fußball gegenüber offen und begeistert sind. Und auch wenn es mich selbst gar nicht so sehr berührt, wünsche ich ihnen natürlich, dass diese Begeisterung (vor allem nach dem 5:1 Auftakt) hält und in den nächsten Wochen nicht enttäuscht wird.

Tatsächlich sehe ich seit letzter Woche einige Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter in schwarz-rot-gold gestreiften Shirts in den Büros. Das ist für mich kein Problem. Im Kontakt nach außen – mit Kunden oder Geschäftspartnern oder auf Messen – setze ich eher auf Neutralität und Seriosität, auch bei meinen Beschäftigten. Zumal wir als Ingenieur-Unternehmen in vielen internationalen Projekten involviert sind. Da darf man natürlich auch über Fußball reden, es sollte nur nicht zum (Streit-)Thema werden, das unser Mittun an alternativen Energie- oder Wasserstoff-Projekten überlagert. Das ist in unserer Branche in aller Regel auch kein Problem. Toleranz und Akzeptanz sind Werte, die Basis für unseren Erfolg sind.

Public Viewing im Büro?

Aber was mache ich mit dem Wunsch Spiele live zu verfolgen – auch solche, die wie in diesem Jahr tagesüber stattfinden? Was mache ich, wenn sich Mitarbeiter während der Arbeitszeit Public Viewing im Büro wünschen? Es kostet immerhin Arbeitszeit… Und wie ist das mit der Stadionwurst und dem Bier zum Spiel – am Arbeitsplatz?

Mehrere Unternehmensverbände und die IHK haben Checklisten herausgegeben. Was zu beachten sei, damit die vier Wochen EM sich nicht negativ auf Arbeit, Leistung oder Umsatz auswirken. Ich habe aber festgestellt, dass es die gar nicht braucht, wenn ich als Unternehmer oder Geschäftsführer rechtzeitig und klar notwendige Rahmenbedingungen kommuniziere und die eigenen Mitarbeiter motiviere auch eigene Vorschläge zum Miteinander von Arbeit und Sport zu machen.

Unsere Regelung lautet: Wer Spaß am Fußball hat, dem wollen wir den Spaß nicht nehmen. Auf der anderen Seite haben wir Aufträge von Kunden und deren Vertrauen, dass wir ihre Aufträge erledigen. Beides bekommt seinen Platz. Entscheidend ist, dass unsere Arbeit und die Leistungen für unsere Kunden nicht leiden – und natürlich auch nicht die Stimmung im Büro, wenn unterschiedliche Mannschafts-Präferenzen aufeinandertreffen. Auch das ist ja ein wichtiger Aspekt in einer Firma mit internationalen Kontakten.

Bislang läuft alles prima. Einzelne Kollegen verabreden sich zum Public Viewing. Manche Teams bei uns (wir haben insgesamt vier Teams für die Bereiche Technische Redaktion, Lieferanten-Entwicklung, System Engineering sowie Alternative Energien) treffen sich auch eigenständig zum Beispiel für ein Wochenende. Events, die das Unternehmen häufig finanziell oder logistisch unterstützt. Ich setze dabei auf die Selbständigkeit der Teams und auf das Vertrauen, dass sie nichts tun, was dem Unternehmen schaden könnte. Dieses Vertrauen auf die eigenen Mitarbeiter sehe ich als eine Voraussetzung für ein gutes Betriebsklima und für motivierte Angestellte – und setzt wiederum eine gute und regelmäßige interne Kommunikation voraus.

Ein dauerhaftes kollektives „Rudelgucken“ während der vier Wochen kam natürlich nicht infrage, war aber auch gar nicht gewollt. Denn in jedem Betrieb gibt es viele Mitarbeiter, die sich nicht für Fußball interessieren.

Fiebern Sie gerne mit, wenn Sie mögen

Die Botschaft an meine Mitarbeiter der cigus GmbH war also: Fiebern Sie gerne mit, wenn Sie mögen. Aber trennen Sie klar zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Und wer Vorschläge für gemeinsame Events oder konkrete Fragen zur Vereinbarkeit von Job und EM hatte, konnte die einbringen. Das geht sehr offen, sehr klar und bislang auch ohne Probleme.

Unternehmen und Führungskräfte, die so kommunizieren und für Rückfragen und Vorschläge offen sind, können Sport-Begeisterung der Beschäftigten und Verantwortung gegenüber Kunden sehr leicht unter einen Hut bringen. Auch ohne ausführliche Checklisten.

Führen auf Distanz: So werden Homeoffice und Hybrid zum Erfolg

Veröffentlicht von Joachim Lang

Ende November war ich gebeten worden, bei einem Unternehmer-Abend in der IHK in Ulm über Personalführung in Zeiten von Homeoffice zu sprechen. „Führen auf Distanz“ war der Titel der Veranstaltung, und dass so viele Unternehmer, Geschäftsführer, Personal- und Teamleiter gekommen sind, zeigt, dass Homeoffice und überregionale virtuelle Personalführung bald vier Jahre nach dem ersten Corona-Lockdown zwar für viele selbstverständlich, aber deshalb nicht einfacher geworden ist. 

Anders als früher erledigen heute in fast allen Unternehmen, Verbänden oder Einrichtungen Beschäftigte mindestens einen Teil ihrer Arbeit in den privaten vier Wänden. Einige müssen mindestens zwei Tage pro Woche ins Büro, andere vier Tage, wieder andere gar nicht – das wird sehr unterschiedlich geregelt. In jedem Fall hat dieser Wechsel aus Anwesenheit und Abwesenheit und die geforderte und gelebte Flexibilität bei Homeoffice-Regelungen Folgen für die Personalführung – und für die sozialen und kommunikativen Kompetenzen, die Führungskräfte heute mitbringen müssen.

Wichtig für Führungskräfte: Die Ziele der Mitarbeiter kennen

Dazu ist zunächst einmal wichtig zu wissen, was „Führung“ überhaupt heißt. Da kamen einige der Veranstaltungs-Teilnehmer schon ins Nachdenken. Wir sprechen zwar oft von Personalführung oder Führungsverantwortung, doch kennen nicht alle die Bedeutung. Es geht nämlich nicht nur darum, Beschäftigte zu kontrollieren, zu bewerten oder anzuleiten. Es geht vor allem darum, gemeinsam Ziele zu erreichen. Dazu müssen den Mitarbeitern diese Ziele klar sein. Ein Team kann seine Zeile nur erreichen, wenn der einzelne Mitarbeiter seine Ziele erreicht. Erst dann profitiert auch das Unternehmen selbst.

„Wer nicht weiß, in welchen Hafen er segeln will, für den steht kein Wind günstig“ – dieses Seneca-Zitat umreißt ein Problem, das wir vielerorts in der Mitarbeiterführung haben. Ohne Ziel vor Augen fehlt manchen nicht nur der Antrieb, ich kann auch nicht entscheiden, ob der Kurs stimmt. Daher ist es wichtig, die Ziele im Blick zu behalten. Anders als im direkten Kontakt im selben Gebäude – wo ich meine Mitarbeiter jeden Tag sehe und ihnen ansehe, ob ihnen ihre Aufgabe klar ist, sie zufrieden sind und damit weiterkommen – muss ich in der virtuellen überregionalen Führung mehr Klarheit und kürzere Zielhorizonte vorgeben und ein regelmäßiges und professionelles Feedback beherrschen und nutzen. 

Mehr Flexibilität in der Personalführung

Dabei ist es wichtig, als Führungskraft gewissenhaft zu sein und vereinbarte regelmäßige (Online-)Meetings einzuhalten, aber zugleich die Personalführung flexibel zu gestalten. Teams können und sollen in neuen Situationen experimentieren und sich den Umständen anpassen. Beziehen Sie dabei alle Beschäftigten mit ein, bremsen Sie die, die sich in den Vordergrund drängen, und achten Sie darauf, dass sich nicht einzelne Mitarbeiter zurückziehen.

Es gibt verschiedene Symptome, die einen solchen Rückzug erkennen lassen. Hier heißt es unbedingt schnell und entschieden zu reagieren, damit einem der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin im Laufe des Arbeitens auf Distanz nicht verloren geht. Erste Anzeichen für eine abnehmende Bindung an Vorgesetzte oder Kollegen kann es zum Beispiel geben, wenn regelmäßige Online-Treffen, Telefonate oder auch nur der lose Austausch per Mail nachlassen oder nicht eingehalten werden. 

Alarmsignale erkennen, Risiken und Probleme offen ansprechen

Auch eine Entfremdung zur eigenen Arbeit oder zum Unternehmen sind ein Alarmsignal. Wenn die Leistung nicht mehr stimmt, sich Prokrastination (so genannte Aufschieberitis) breit macht, Fristen nicht mehr eingehalten werden oder Beschäftigte demotiviert wirken – sprechen Sie diejenigen schnell und direkt unter vier Augen an. Vereinbaren Sie Gesprächstermine, virtuell oder vor Ort im Unternehmen oder in ungestörter Atmosphäre in der Nähe des Mitarbeiters.

Solche Risiken und Probleme mit dem Homeoffice sind keine Seltenheit und sie sind sehr menschlich. Mancher kann sich mit der Arbeit in den privaten vier Wänden wunderbar organisieren, andere verlieren eine Arbeits- und Tagesstruktur aus dem Blick und verfallen schließlich in Unzufriedenheit, Überforderung, Antriebslosigkeit oder auch depressive Phasen. 

Über diese Risiken habe ich zu Beginn der zunächst Corona-bedingten Homeoffice-Tätigkeit 2020 von Beginn an offen mit meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der cigus GmbH gesprochen. Für Online-Meetings resp. Videokonferenzen war von Anfang an klar: Kamera an! Alle haben das mitgemacht. Alle wollten auch den Kontakt untereinander. Und ich wollte die Mitarbeiter sehen, ich wollte sehen, dass es ihnen gut geht, und dass sie trotz der damals schwierigen Lage wach und vorbereitet in den Arbeitstag starten.

Auch Homeoffice-Arbeit braucht Präsenz-Termine

In regelmäßigen Mailings habe ich allen Beschäftigten Anregungen gegeben, sich eine Wochen-Struktur zu erstellen. Dazu gehören in unserer Firma etwa ein regelmäßiges Meeting mit Leistungskontrolle oder Aufgabenverteilung am Montagmorgen, regelmäßige kurze persönliche Online-Meetings unter der Woche sowie am Freitag ein Wochenrückblick. Aber auch das Privatleben braucht – erst recht in Kombination mit der Homeoffice-Arbeit – eine Struktur bzw. einen klaren Tagesablauf. Dazu gehören feste Pausenzeiten, gesunde Ernährung, Bewegung an frischer Luft und genug Schlaf und Erholung. Wer fast nur remote arbeitet, muss lernen, auch konsequent Feierabend zu machen und damit zwischen beruflicher Zeit und Freizeit zu unterscheiden. Daran muss er sich selbst erinnern – oder erinnert werden. Das ist eine der wichtigen Fürsorge-Aufgaben von Führungskräften im Umgang mit Mitarbeitern, speziell mit Homeoffice.

Wichtig ist auch, die Homeoffice-Arbeiter durch Präsenz-Events immer wieder an das Unternehmen, an ihr Team und die Kollegen zu binden. Einige unserer technischen Teams treffen sich zum Beispiel etwa alle drei Monate zu einem Team-Meeting in unserer Zentrale in Ulm oder in einem der Technischen Büros. Darüber hinaus veranstalten wir jedes Jahr mindestens zwei Mitarbeiter-Events, zu denen auch alle aus dem Homeoffice eingeladen sind. Viele machen sich dann auch von weit her auf den Weg nach Ulm, weil sie diese Treffen in Präsenz schätzen. Das macht mich jedesmal wirklich glücklich, weil ich die Beschäftigten in einer guten Stimmung und einem guten und lebendigen Austausch miteinander erlebe. Da ist auch kein Unterschied spürbar, ob jemand jeden Tag ins Büro fährt oder die meiste Zeit zu Hause arbeitet. Damit schaffen wir eine wichtige Grundlage, um als hybrides Team mindestens ebenso erfolgreich zu sein wie als reines Präsenzteam – vielleicht sogar noch besser.

Neue Mitarbeiter gewinnen über Empfehlungen

Veröffentlicht von Joachim Lang

Die Neue Zürcher Zeitung (NZZ) berichtete vor einigen Wochen über die Karriere-Plattform LinkedIn und welche Bedeutung die Postings dort für Mitarbeiter-Recruiting haben. Gerade in Zeiten, in denen die Zahl freier Stellen die Zahl der Bewerber bei weitem übersteigt und qualifizierte und motivierte Beschäftigte unter potenziellen Arbeitgebern wählen können, ist die Präsenz auf Karriere-Plattformen enorm wichtig. 

Das gehe sogar so weit – heißt es in dem Beitrag – dass „Firmen vermehrt versuchen, ihre Angestellten als Werbebotschafter einzuspannen“. Also als Arbeitnehmer aktiv und reichlich posten und positiv über den Arbeitgeber berichten. Viele Unternehmen hätten „erkannt, dass sie ihre Visibilität auf LinkedIn massiv erhöhen könnten, wenn ihre Mitarbeiter dort aktiv seien“ zitiert der Beitrag einen Marketingexperten.

Tatsächlich posten auch meine Mitarbeiter(innen) und ich mehr oder weniger regelmäßig auf LinkedIn. Das gibt uns – der cigus GmbH – eine etwas erhöhte Sichtbarkeit, ist aber zugegeben nicht wirklich strategisch angelegt. Neue Fachleute gewinnen wir dennoch. Allein in diesem Jahr haben wir mehr als 20 neue Beschäftigte eingestellt – zum Teil von Wettbewerbern übernommen, zum Teil über LinkedIn oder auch XING gefunden. Viele bewerben sich allerdings auch von sich aus, weil sie über andere Wege von uns erfahren und Positives über uns hören oder in der Presse lesen. Das freut mich natürlich.

Der persönliche direkte Kontakt ist entscheidend

Um neue Mitarbeiter zu gewinnen, gehen wir aber noch andere Wege. Einer davon hat durchaus mit unseren bestehenden Beschäftigten zu tun. Nur dass ich sie nicht für LinkedIn-Postings einspanne. Sondern ich bitte sie regelmäßig um Empfehlungen, wenn sie jemanden kennen, der oder die sich einen Wechsel in unser Unternehmen und in spannende technische Projekte vorstellen kann. Ob sie diese Menschen schon lange kennen, auf einem Kongress, bei einer Fortbildung oder auf einer Party kennenlernen, das ist erst einmal nicht so sehr entscheidend. Wichtiger ist, dass sie einen guten ersten persönlichen Eindruck haben. 

Die persönliche Ansprache sowie persönlich ausgetauschte Erfahrungen und Wissen über eine Firma wie unsere und unsere Ingenieur- und Technologie-Branche hat erfahrungsgemäß einen höheren Stellenwert. Was auch ganz zu unserem Profil passt, denn das persönliche Miteinander ist in unserer Firma mitentscheidend für unseren Erfolg und für die Zufriedenheit der Kunden und auch jedes einzelnen Mitarbeiters. Wir sind nicht nur an einem Ort tätig, sondern haben neben unserer Zentrale in Ulm Technische Büros in Aalen und Königsbronn, außerdem arbeiten viele unserer Ingenieure, Entwickler und Technischen Leiter regelmäßig im Homeoffice oder als Berater beim Kunden vor Ort. Wir möchten, dass sich alle in ihrem Job und ihrem jeweiligen Umfeld wohlfühlen und so eine Basis für gute Arbeit haben. Das persönliche Miteinander spielt dabei eine große Rolle – nicht nur in virtuellen Konferenzen. 

Neue Mitarbeiter: Prämien für erfolgreiche Empfehlungen

Darum frage ich auch direkt unsere Beschäftigten, ob sie qualifizierte und motivierte Leute kennen, die zu uns passen könnten. Das Bemühen der Einzelnen honorieren wir mit einer Erfolgsprämie in zwei Schritten: einen ersten Teil gibt es, wenn mit dem vermittelten potenziellen Arbeitnehmer ein Vertrag zustande kommt. Den zweiten Teil gibt es nach erfolgreicher Probezeit. Damit erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit für ein gelungenes Onboarding. So haben alle Beteiligten etwas davon, und zugleich unterstreicht die Honorierung in mehreren Schritten die Bedeutung und Ernsthaftigkeit des Ansinnens. Bis zu 1.000 Euro Prämie sind so drin.

Lustlose oder nur halb ernst gemeinte Bewerbungen können wir auf diese Weise weitgehend vermeiden. Und im Extremfall gelingt es uns schnell die Spreu vom Weizen zu trennen… Da höre ich von anderen Firmen schlimmere Berichte, etwa dass Bewerber sich lange bitten lassen, sich nicht entscheiden können oder selbst nach unterschriebenem Vertrag einfach am ersten Arbeitstag nicht erscheinen und gleich wieder kündigen. Mit der persönlichen Empfehlung und unserem strukturierten Auswahlprozess fahren wir dagegen sehr erfolgreich, auch wenn bei uns und unseren Kunden der Bedarf an Fachkräften häufig höher ist als das Angebot auf dem Arbeitsmarkt.

Erfolgsfaktoren: Reale Netzwerke und authentischer Austausch

In jedem Falle machen wir uns als Ingenieur-Unternehmen die direkte Ansprache potenzieller Mitarbeiter zunutze. Wir legen damit Wert auf unsere guten eigenen Netzwerke. Dazu zählt der regelmäßige Erfahrungs- und Wissensaustausch mit anderen Firmen, mit Verbänden wie bei uns zum Beispiel mit dem Cluster Nutzfahrzeuge, dessen Beirat sowie die Arbeitsgruppe Aus- und Fortbildung ich leite. Letztlich sind Empfehlungen durch die eigenen Mitarbeiter auch nichts anderes als Arbeit in und mit (deren) Netzwerken. 

Auch mir persönlich ist dieser direkte menschliche und fachliche Austausch immer lieber als Serien von Postings bei LinkedIn oder anderen Karriere-Plattformen. Für mich hängt erfolgreiche Personalbeschaffung immer auch mit der Authentizität des Arbeitgebers und dessen Mitarbeiter zusammen. Im Beitrag der NZZ heißt es über die neue LinkedIn-Methode: „Mitarbeiter werden so zu einer Art Cheerleader ihres Arbeitgebers.“ Das wiederum macht äußerlich vielleicht viel her, ist aber aus meiner Sicht nicht authentisch. Ich bleibe daher lieber bei unseren Methoden, mit denen wir auch in einer digitalen Welt auf einem recht analogen Weg sehr gute Arbeitskräfte gewinnen. 

Folgen von KI auf Hochschul-Prüfungen

Welche Folgen hat KI auf Hochschul-Prüfungen?

Veröffentlicht von Joachim Lang

Im Mai habe ich meinen Lehrauftrag für Coaching im Master-Studiengang Digitale Unternehmensführung (MBA) begonnen. Nun stehen zum Ende des Semesters die ersten Prüfungen an – und damit die Frage: Wie prüft man auf zeitgemäße Weise in einem zeitgemäßen Fach? Natürlich digital. So wie es Schulen und Hochschulen während der Corona-Pandemie notgedrungen gemacht haben.

Doch die Zeiten haben sich seitdem auch wieder geändert. Denn folgendes Szenario ist mittlerweile möglich: Der Prüfling wird in einer Online-Konferenz etwas gefragt. Er (oder sie) wiederholt die Frage scheinbar laut nachdenkend, spricht sie also nochmals vor sich hin. Nach wenigen Sekunden – die Augen wandern immer mal von der Kamera weg – kommt die richtige Antwort. Aber wer hat sie de facto gegeben? Der Prüfling? Ein Dritter im Raum – von der Kamera nicht erfasst – oder neuerdings ChatGPT?

Vorsicht vor Generalverdacht

Das Szenario mag einen Extremfall beschreiben, aber es ist nicht ausgeschlossen, dass bei Prüfungen, bei denen Prüfling und Prüfer nicht im selben Raum sitzen, immer häufiger Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Ein Kollege erzählte von einem Studenten, der eine aus seiner Sicht gut geschriebene Hausarbeit abgegeben hat, bei der mündlichen Präsentation des Hausarbeits-Themas aber mächtig ins Schwimmen kam. Das ist noch lange kein Beweis dafür, dass er die Hausarbeit von ChatGPT oder anderen KI-Angeboten (oder Kommilitonen) hat schreiben lassen. Aber möglich ist es.

Und genau da liegt im Moment das Problem: Gehen wir bei allen Prüflingen von der Möglichkeit aus, dass sie auf diese Weise betrügen, stellen wir sie alle unter Generalverdacht. Setzen wir hingegen auf Vertrauen, prüfen in online Videokonferenzen und ersparen allen Beteiligten eine Überprüfung der erbrachten Leistung auf Authentizität, wäre das möglicherweise fahrlässig und ungerecht gegenüber denjenigen, die eine wirklich eigene Leistung abgeliefert haben.

Gute alte Zeit: Prüfung mit Zettel und Stift

Also wieder zurück zur Prüfung vor Ort mit Zettel und Stift? – Das ist auf den ersten Blick vielleicht nicht zeitgemäß, würde aber in Sachen KI-Betrug bei einer schriftlichen Prüfung alle Eventualitäten ausschließen. Oder wir setzen verstärkt auf mündliche Prüfungen vor Ort, dann sparen wir uns den Einsatz von Zettel und Stift. 

Damit würden wir aber die Möglichkeiten, die uns digitale Kommunikation heute auch in Lehre und Wissenschaft bietet, ad absurdum führen. Außerdem sind mündliche Prüfungen meist stärker subjektiv. Vielen Studierenden und auch Schülerinnen und Schülern liegt das freie Reden und Erklären und mitunter Diskutieren eher als schriftliche Prüfungsformen. Und gerade in meinem Fach Coaching spielen Persönlichkeit und persönliches Auftreten und Rüberkommen eine sehr große Rolle. Damit sind aber Prüfungsergebnisse immer stärker subjektiv beeinflusst und damit schwerer zu vergleichen.

Wie auch immer wir es angehen: Spätestens seit der Einführung und freien Verfügbarkeit von ChatGPT Ende des vergangenen Jahres müssen sich alle betreffenden Institutionen, Hochschulen und auch wir Lehrkräfte Gedanken machen, welche Auswirkungen möglich sind und wie wir ihnen gerade in Studienfächern mit digitalem Schwerpunkt begegnen. Fürs erste werde ich meine Prüfungen tatsächlich wie in der „guten alten Zeit“ durchführen, also schriftlich mit Zettel und Stift und anschließend mündlich; auch um jedem Prüfling die Chance zu geben, individuelle Stärken wie schriftliche Dokumentation oder mündliche Präsentation ausspielen zu können. 

So wie es durch KI und die freie Verfügbarkeit von KI neue Kommunikationsformen und -möglichkeiten gibt, so müssen wir aber zeitnah auch neue Prüfungsformen finden. An den Hochschulen ebenso wie an Schulen, bei Handwerkskammern, IHK und privaten und öffentlichen Akademien. Eine wichtige und enorme Aufgabe, die da vor uns liegt.

Onboarding: Neue Mitarbeiter schnell und erfolgreich integrieren

Veröffentlicht von Joachim Lang

Anfang April haben wir in unserem Unternehmen fast 20 neue Mitarbeiter eingestellt, hauptsächlich Techniker und Ingenieure für die Bereiche Technische Dokumentation und Entwicklung. Das ist für ein inhabergeführtes Beratungsunternehmen, wie wir es sind, ein schöner Erfolg und zugleich eine besondere Herausforderung. Die „Neuen“ müssen einerseits in die bestehenden Strukturen und Projekte eingebunden werden und zudem den Spirit unserer Firma übernehmen und leben. 

Neue Mitarbeiter in das Unternehmen einzugliedern – das so genannte Onboarding – ist eine der wichtigen Aufgabe der Personalführung. Häufig entscheidet sich in den ersten Wochen, ob die Chemie stimmt, das Onboarding gelingt und der Mitarbeiter resp. die Mitarbeiterin im Betrieb ein wertvolles Mitglied wird. Als Personalberater und Coach erlebe ich es zum Glück selten, dass ein Beschäftigungsverhältnis in der Probezeit endet, weil Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Erwartungen an die Zusammenarbeit hatten oder die Eingliederung nicht gelungen ist. Denn erfolgreiches Onboarding lässt sich schon mit wenigen Tricks erreichen.

Erfolgreiches Onboarding beginnt beim Vorstellungsgespräch

Im Onboarding geht es darum, neue Mitarbeiter mit ihren Aufgaben, Kolleginnen und Kollegen, Ansprechpartnern im Betrieb und beim Kunden, Abläufen und Strukturen vertraut zu machen. Wir haben dazu bei uns schon vor einigen Jahren ein Willkommens-Booklet erstellt, das alle „Neuen“ bereits vor dem ersten Arbeitstag in die Hand bekommen. Sie finden hier alle relevanten Informationen und Ansprechpartner. 

Informationen sind ein Teil des Einführungs- und Eingewöhnungsprozesses. Eine ebenso große Rolle spielt das menschliche Miteinander und der wertschätzende Umgang, also eine gute Unternehmenskultur. Und die beginnt schon beim Vorstellungsgespräch. Wie sich Bewerber und Betrieb beim ersten „Date“ begegnen, ist für das weitere Miteinander entscheidend. 

Dass sich heutzutage weniger die Menschen um Arbeitsplätze bewerben, sondern viel häufiger Arbeitgeber sich um qualifizierte und motivierte Fachleute bemühen, ist bekannt. Um hierbei Erfolg zu haben, braucht es keine Fachbücher mit Dutzenden Tipps für die erfolgreiche Personalgewinnung. Es genügt für den Anfang schon, sich als Arbeitgeber, Vorgesetzter oder Personalleiter in die Schuhe der potenziellen neuen Fachkräfte zu stellen. Wie würde ich mich in dieser Situation fühlen? Wie möchte ich als möglicher künftiger Mitarbeiter beim Vorstellungsgespräch begrüßt und behandelt werden? Was würde mich reizen an diesen Menschen, der Aufgabe und dem Unternehmen? Es ist nicht immer einfach, die Position des anderen einzunehmen. Aber es ist wichtig, um im ersten Gespräch einen guten und ehrlichen ersten Eindruck zu hinterlassen. Denn für den gibt es bekanntlich keine zweite Chance.

Führungskräfte in der Pflicht

Onboarding ist auch der Kontakt bei Vertragsunterzeichnung und der informelle Kontakt zum Neuen bis zum ersten Arbeitstag. Lade ich ihn zum Beispiel schon zum Abteilungsgrillen ein, obwohl das eigentliche Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat? Wichtig sind auch eine klare Aufgabenbeschreibung und das Klären der gegenseitigen Erwartungen. In den neuen Job reinkommen kann nur, wer seine Themen kennt und weiß, an was der Erfolg gemessen wird. Dafür braucht jeder neue Mitarbeiter eine Führungskraft, die klar kommunizieren kann und für die Orientierung zur Seite steht – die fordert und fördert.

Studien zeigen: Viele, die noch während der Probezeit ihren neuen Job aufgeben, tun dies wegen mangelhafter Führung. Gerade jüngere Fachkräfte, denen die Erfahrung zum Beispiel von projektbezogener Arbeit (wie sie in Ingenieur-Unternehmen häufig der Fall ist) fehlt, brauchen am Anfang mehr Hilfestellung und klare Ansagen – nicht nur von direkten Vorgesetzten, Teamleitern oder Geschäftsführern. Das sollten auch Kollegen auf derselben Hierarchie-Ebene sein, denen in den ersten Wochen die Rolle etwa eines Mentors oder Paten zukommt. 

Bei älteren neuen Kollegen, die nach vielen Jahren Berufserfahrung nochmal die Arbeitsstelle wechseln (auch wir haben Anfang April einige Fachleute eingestellt, die schon etliche Jahre Erfahrung mitbringen), ist es umgekehrt wichtig, ihre Expertise ernst zu nehmen: sie organisatorisch und menschlich in die vorhandene Struktur einzuführen, ihnen aber auch Freiräume zu lassen, von denen im Idealfall am Ende das gesamte Unternehmen, alle Kollegen und die Kunden profitieren. Pauschalen wie „das machen wir schon immer so“ sind ohnehin immer fehl am Platz. Jeder Personalwechsel bietet die Chance, Dinge mit neuen Ideen künftig noch besser zu machen.

Erfolgsrezept regelmäßige interne Kommunikation

Was wir bei der cigus GmbH noch machen und was uns wohl von manchen Unternehmen unterscheidet, ist eine sehr stringente interne Kommunikation. In kurzen Mailings werden alle Beschäftigten regelmäßig (alle ein, zwei Wochen, bei Bedarf auch dazwischen) über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen und in unserem Umfeld informiert. Wir berichten über Neuerungen aus den jeweiligen Teams, über Auszeichnungen, manchmal über gewonnene Aufträge, über Bedarfe aus Buchhaltung oder Verwaltung. Alles wird sehr knapp gehalten, niemand soll durch Dauer-Beschallung oder Mikro-Management aus der Chefetage genervt oder überfordert werden.

Zudem agieren und kommunizieren die einzelnen Teams in sich und untereinander eigenständig. Wir haben schon vor längerem die Struktur des Unternehmens angepasst: Fachlich agieren die Teams autark. Wo es nötig ist, wird die Geschäftsführung eingebunden. Die Teamleiter korrespondieren regelmäßig auf kurzen Wegen miteinander. Das hat zur Folge, dass auch Bedürfnisse der „Neuen“ schnell aufgegriffen werden können und nicht wochenlang auf verschlungenen Hierarchiewegen unterwegs sind – ein Umstand, der sonst erfahrungsgemäß für Frustration sorgt und Ursache für einen Absprung sein kann.

Ergänzt wird diese Form der Kommunikation durch Events zum Beispiel bei einem Sommerausflug oder als Abschluss und Ausblick rund um den Jahreswechsel oder durch gemeinsame Mittagspausen (die aber nicht verpflichten oder einengen sollen). Firmen-Give-aways wie Tassen, Kulis und mehr fördern die Identifizierung mit dem neuen Arbeitgeber. Auch regelmäßige Feedbacks und Mitarbeitergespräche sind für uns essentiell, damit die „Neuen“ ankommen, sich ernst genommen fühlen, motiviert sind und Beschäftigte, Teamleitung und Arbeitgeber im lebendigen Dialog bleiben.

Neue Mitarbeiter durch die Probezeit begleiten

Wie lange eine Eingewöhnung dauert, ist vom Betrieb, den Strukturen und Aufgaben und natürlich individuell von jedem neuen Mitarbeiter abhängig. Das ist sehr unterschiedlich. Wichtig ist aus meiner Sicht, dabei die Probezeit im Blick zu behalten. Spätestens nach sechs Monaten muss entscheiden werden, ob es passt. Meine Erfahrung aus über 20 Jahren Personalberatung und Personalvermittlung: In den meisten Fällen zeichnet sich schon früher ab, ob der neue Mitarbeiter passt oder nicht und das Onboarding erfolgreich war. Arbeitgebern, die mit uns Personal suchen helfen wir dabei Integration und Onboarding erfolgreich zu gestalten. Unser Job ist immer erst zu Ende, wenn Arbeitnehmer und Betrieb für sich geklärt haben, dass die Verbindung von Dauer sein soll.

Diese Aufgabe hat seit der Corona-Pandemie eine neue Bedeutung erhalten, denn für viele Unternehmen, Verbände oder Behörden gilt nur noch zum Teil der klassische Arbeitsplatz, an dem Kolleginnen und Kollegen sowie Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich in Präsenz treffen. In vielen Fällen ist die Möglichkeit von Homeoffice die Regel. Das Modell bietet neue Möglichkeiten, braucht aber andere Regeln, die der Arbeit jedes Einzelnen Grenzen und Möglichkeiten aufzeigen und den Austausch untereinander gewährleisten und fördern. (siehe auch „Erfolgreich durch den Corona Lockdown“)

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen ist immer ein Aufwand und eine Chance. Ein gescheitertes Onboarding hingegen kostet das Unternehmen enorme Summen. Fehlende Kapazitäten, schlechte Stimmung, falsch investiertes Gehalt und der administrative Aufwand in der Buchhaltung sind die Folge. Und der Recruiting-Prozess muss neu angestoßen werden. Darum: Etablieren Sie einen belastbaren Onboarding-Prozess, beginnen Sie damit schon beim Erstkontakt, dann beim Bewerbergespräch und begleiten Sie die „Neuen“ ab da bis zum ersten Arbeitstag. Sorgen Sie für den passenden Job, der die Mitarbeiter fordert und der zu ihnen passt. Schulen sie die beteiligten Kollegen und fördern Sie die Neuen. Das sind die besten Investitionen, die Sie vornehmen können. Vorbereitung im Personalumfeld ist der entscheidende Erfolgsfaktor für die Chemie von Neuem und Bestehendem.

Rezepte gegen Lieferengpässe: Ersatzteil- und Obsoleszenz-Management

Veröffentlicht von Joachim Lang

Vor kurzem fielen in Stuttgart mehrere S-Bahn-Züge aus. Sie brauchten neue Radsätze, die aber in der aktuell benötigten Anzahl nicht verfügbar waren. Auch wenn es in jedem solcher Fälle spezielle Ursachen für den plötzlichen Bedarf oder eine Verzögerung gibt, sehen wir doch: Fehlende oder nicht kompatible Ersatzteile für Maschinen, Geräte oder Steuerungen führen zu Lieferengpässe in der Industrie und sind keine Seltenheit mehr. Die Gründe sind vielfältig. Vier seien hier skizziert.

Zum einen ergeben sich die Lieferengpässe durch die Auswirkung von Regularien und Beschränkungen auf nationaler und internationaler Ebene – wenn also aus politischen Interessen Restriktionen oder Handelssanktionen beschlossen werden wie etwa aktuell gegen Russland wegen des Ukraine-Krieges. Handelsbeschränkungen gab es aber auch schon (und wird es auch in Zukunft geben) zwischen den USA, Europa und China. 

Globaler Handel und Corona

Eine Unterbrechung der Handelswege in großem Stil gab es vor allem während der Corona-Pandemie, als ganze Städte, Häfen und wichtige Umschlagknoten abgeriegelt wurden. Diese Erfahrungen zeigen uns regelmäßig, welche Risiken die Vernetzung der Welt mit sich bringt und welche Probleme die Unterbrechung der Lieferketten verursachen kann.

Nun soll eine freie Marktwirtschaft in erster Linie frei sein und sich an den Bedürfnissen des Marktes ausrichten. Denn ein freier Markt kann die sich ständig ändernden Anforderungen der Kunden am effizientesten befriedigen. Je größer, je globaler der Markt und je umfangreicher er geregelt ist, desto anspruchsvoller ist diese Aufgabe. Und je mehr in diesen globalen Handel politisch eingegriffen wird – egal mit welch guter Absicht – umso schwieriger wird die Versorgungslage.

Eine sichere und einfache Lösung – wenn auch nicht die beste – wäre, wenn die Lieferkette unter ein und demselben Einfluss stände, wenn also die gesamte Produktion zu meinem eigenen Unternehmen gehört und die Wege nicht so weit sind. Stichwort Regionalität und hohe Fertigungstiefe. Doch dadurch würden viele Vorteile der Arbeitsteilung verloren gehen. Ich könnte nicht die Preisvorteile anderer Standorte nutzen, gleichzeitig müsste ich für jeden möglichen Fall und jedes Bauteil Personalkapazität und Spezialisten-Knowhow selbst aufbauen und vorhalten. Das ist organisatorisch unrealistisch und finanziell uninteressant.

Immer mehr elektronische Bauteile in Maschinen und Fahrzeugen

Denn – ein weiteres Problem – in fast jedem Bereich der Industrie, beim Pkw ebenso wie bei Nutzfahrzeugen, wo viele unserer Ingenieure tätig sind, hat die Zahl der elektronischen Bauteile und Systeme in den letzten Jahren enorm zugenommen. Abstandswarner, Abbiegeassistent, Absaugen von Bremsstaub – jede einzelne dieser Methoden ist für sich genommen sinnvoll. Aber in Summe stellen sie eine ungeheure Erhöhung der Systemkomplexität dar – unter anderem weil die Anzahl der Varianten deutlich zunimmt und in der Planung von Service und Instandhaltung die Kompatibilität verschiedener Versionen und Baureihen auch über längere Zeit sichergestellt werden muss: Was ich heute verbaue, dafür brauche ich eigentlich in zehn Jahren noch Ersatz. Bis dahin ist die technologische Entwicklung aber schon längst viel weiter. Der Lifecycle einer Entwicklung wird immer kürzer und die Geschwindigkeit der Entwicklung immer höher.

Heute sind in einem modernen Fahrzeug bis zu 10.000 verschiedene Einzelteile verbaut. Das setzt eine systematische und professionelle Planung von Service und Ersatzteilmanagement voraus. Sie muss dem globalen Lieferanten- und Entwicklernetzwerk angepasst und sauber dokumentiert werden. Ein einzelnes Unternehmen kann nicht alle Baugruppen für sein Produkt regional produzieren oder beschaffen. Daher findet die o.g. Idee von der Regionalität oder der Ersatzteil-Produktion im eigenen Unternehmen in der Praxis schnell ihr Ende.

Hoher Bedarf an qualifiziertem Personal und Fortbildungen

Drittes Problem: Die Fülle und Vielfältigkeit der Teile in heutigen Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen hat gravierende Auswirkungen auf unser Personal. Zwar hat Elektronik in der Maschinenbau-Ausbildung heute einen festen Platz, den aktuell Lernenden und Studierenden wird mehr Fachwissen in dieser Hinsicht vermittelt. Doch um mit der Geschwindigkeit mithalten zu können, in der neue Systeme (z.B. Abbiegeassistent) vom Markt gefordert und vom Gesetzgeber vorgeschrieben werden, ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Lieferanten geboten. 

Die Folge: Alle Beteiligten müssen ihre Mitarbeiter kontinuierlich schulen, um neues Wissen und verbesserte Methoden zu vermitteln. Dabei laufen wir jedoch Gefahr, dass wir die Menschen überfordern. Manche wollen einfach nicht mehr alles Neue mitmachen. In diesem Fall sind nicht Lieferkette oder Materialmangel das Problem, sondern die Führung des Personals. Hier sind Führungskräfte gefordert, durch gute Kommunikation und Transparenz die Motivation im Team aufrecht zu erhalten und damit eine gute Firmenkultur zu etablieren und zu leben.

Hamstern ist nicht immer eine gute Idee

Schließlich ein vierter Punkt, der für viele die Basis für ein gelingendes Ersatzteil-Management zu sein scheint und zugleich Lieferengpässe an anderer Stelle verschärft: Sie hamstern = sie erhöhen den eigenen Lagerbestand. Während uns die Controller in den Vor-Corona-Jahren vorgerechnet haben, dass sich reduzierte (!) Lagerbestände positiv auf die Kosten auswirken, haben wir nun festgestellt, dass nicht vorhandene oder veraltete oder defekte Ersatzteile unkalkulierbar hohe Folgekosten zum Beispiel durch Maschinenstillstand verursachen. Lagern allein reicht also nicht, wir brauchen eine vorsorgende Planung. 

Hier kommt das Thema Obsoleszenz-Management auf die Tagesordnung: eine systematische Planung von Lagerbeständen, Berücksichtigung von Alterungsprozessen des eingelagerten Materials und Berücksichtigung von Abkündigungen und Versionsänderungen. Weder Hamstern noch ein knapp kalkulierter Bestand sind die Lösung. Der Schlüssel zur Lösung des Problems liegt in der gemeinschaftlichen Planung eines belastbaren Servicekonzeptes, um langfristig den Ersatz- und Aftersales-Prozess sicherzustellen. 

Organisation-Talente für Internen Logistik Support (ILS)

Dieses Servicekonzept beinhaltet eine kluge Ersatzteilbevorratung, verlässliche Lieferantenauswahl und ein durchdachtes Obsoleszenz-Management. Und dafür braucht es ein klares Konzept und die richtigen Leute. Wir sind bei der cigus GmbH gerade dabei im Kunden-Auftrag ein solches Team für Internen Logistik Support (ILS) aufzubauen: Hochqualifizierte, mit Prozessen vertraute und im Management erfahrene Organisations-Talente, Technische Redakteure und SAP-Anwender. Sie helfen unseren Kunden durch methodische und nachhaltige Material- und Personalplanung eine hohe Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen zu gewährleisten.

Sie müssen nicht nur im Blick haben, wo welches Ersatzteil zu welchem Preis produziert und bezogen werden kann, sondern auch Wege, Zeitaufwand und Fristen kennen – und all das, was man gemeinhin Unvorhergesehenes nennt. Sie müssen mit Entwicklern, der Fertigung und dem Service ein Gespür dafür entwickeln, wann wo welcher Bedarf bestehen wird. Sie müssen berücksichtigen, welche Qualifizierungen, Schulungen und Werkzeuge für die Techniker und Facharbeiter notwendig sind, um die Service-Arbeiten auszuführen. Sie sind keine Kartenleser und haben keine Kristallkugel vor sich. Aber sie sammeln Wissen und Erfahrungen, die Firmen bereits gemacht haben. Und das ist der vielleicht wichtigste Punkt, um den zunehmenden Schwierigkeiten mit Lieferengpässen zu begegnen: Erfahrungen sammeln und im Rahmen des Logistik Supports verfügbar machen.

Nur dann kann ich für die Zukunft wirklich gut vorbereitet sein.