Anfang April haben wir in unserem Unternehmen fast 20 neue Mitarbeiter eingestellt, hauptsächlich Techniker und Ingenieure für die Bereiche Technische Dokumentation und Entwicklung. Das ist für ein inhabergeführtes Beratungsunternehmen, wie wir es sind, ein schöner Erfolg und zugleich eine besondere Herausforderung. Die „Neuen“ müssen einerseits in die bestehenden Strukturen und Projekte eingebunden werden und zudem den Spirit unserer Firma übernehmen und leben. 

Neue Mitarbeiter in das Unternehmen einzugliedern – das so genannte Onboarding – ist eine der wichtigen Aufgabe der Personalführung. Häufig entscheidet sich in den ersten Wochen, ob die Chemie stimmt, das Onboarding gelingt und der Mitarbeiter resp. die Mitarbeiterin im Betrieb ein wertvolles Mitglied wird. Als Personalberater und Coach erlebe ich es zum Glück selten, dass ein Beschäftigungsverhältnis in der Probezeit endet, weil Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Erwartungen an die Zusammenarbeit hatten oder die Eingliederung nicht gelungen ist. Denn erfolgreiches Onboarding lässt sich schon mit wenigen Tricks erreichen.

Erfolgreiches Onboarding beginnt beim Vorstellungsgespräch

Im Onboarding geht es darum, neue Mitarbeiter mit ihren Aufgaben, Kolleginnen und Kollegen, Ansprechpartnern im Betrieb und beim Kunden, Abläufen und Strukturen vertraut zu machen. Wir haben dazu bei uns schon vor einigen Jahren ein Willkommens-Booklet erstellt, das alle „Neuen“ bereits vor dem ersten Arbeitstag in die Hand bekommen. Sie finden hier alle relevanten Informationen und Ansprechpartner. 

Informationen sind ein Teil des Einführungs- und Eingewöhnungsprozesses. Eine ebenso große Rolle spielt das menschliche Miteinander und der wertschätzende Umgang, also eine gute Unternehmenskultur. Und die beginnt schon beim Vorstellungsgespräch. Wie sich Bewerber und Betrieb beim ersten „Date“ begegnen, ist für das weitere Miteinander entscheidend. 

Dass sich heutzutage weniger die Menschen um Arbeitsplätze bewerben, sondern viel häufiger Arbeitgeber sich um qualifizierte und motivierte Fachleute bemühen, ist bekannt. Um hierbei Erfolg zu haben, braucht es keine Fachbücher mit Dutzenden Tipps für die erfolgreiche Personalgewinnung. Es genügt für den Anfang schon, sich als Arbeitgeber, Vorgesetzter oder Personalleiter in die Schuhe der potenziellen neuen Fachkräfte zu stellen. Wie würde ich mich in dieser Situation fühlen? Wie möchte ich als möglicher künftiger Mitarbeiter beim Vorstellungsgespräch begrüßt und behandelt werden? Was würde mich reizen an diesen Menschen, der Aufgabe und dem Unternehmen? Es ist nicht immer einfach, die Position des anderen einzunehmen. Aber es ist wichtig, um im ersten Gespräch einen guten und ehrlichen ersten Eindruck zu hinterlassen. Denn für den gibt es bekanntlich keine zweite Chance.

Führungskräfte in der Pflicht

Onboarding ist auch der Kontakt bei Vertragsunterzeichnung und der informelle Kontakt zum Neuen bis zum ersten Arbeitstag. Lade ich ihn zum Beispiel schon zum Abteilungsgrillen ein, obwohl das eigentliche Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat? Wichtig sind auch eine klare Aufgabenbeschreibung und das Klären der gegenseitigen Erwartungen. In den neuen Job reinkommen kann nur, wer seine Themen kennt und weiß, an was der Erfolg gemessen wird. Dafür braucht jeder neue Mitarbeiter eine Führungskraft, die klar kommunizieren kann und für die Orientierung zur Seite steht – die fordert und fördert.

Studien zeigen: Viele, die noch während der Probezeit ihren neuen Job aufgeben, tun dies wegen mangelhafter Führung. Gerade jüngere Fachkräfte, denen die Erfahrung zum Beispiel von projektbezogener Arbeit (wie sie in Ingenieur-Unternehmen häufig der Fall ist) fehlt, brauchen am Anfang mehr Hilfestellung und klare Ansagen – nicht nur von direkten Vorgesetzten, Teamleitern oder Geschäftsführern. Das sollten auch Kollegen auf derselben Hierarchie-Ebene sein, denen in den ersten Wochen die Rolle etwa eines Mentors oder Paten zukommt. 

Bei älteren neuen Kollegen, die nach vielen Jahren Berufserfahrung nochmal die Arbeitsstelle wechseln (auch wir haben Anfang April einige Fachleute eingestellt, die schon etliche Jahre Erfahrung mitbringen), ist es umgekehrt wichtig, ihre Expertise ernst zu nehmen: sie organisatorisch und menschlich in die vorhandene Struktur einzuführen, ihnen aber auch Freiräume zu lassen, von denen im Idealfall am Ende das gesamte Unternehmen, alle Kollegen und die Kunden profitieren. Pauschalen wie „das machen wir schon immer so“ sind ohnehin immer fehl am Platz. Jeder Personalwechsel bietet die Chance, Dinge mit neuen Ideen künftig noch besser zu machen.

Erfolgsrezept regelmäßige interne Kommunikation

Was wir noch machen und was uns wohl von manchen Unternehmen unterscheidet, ist eine sehr stringente interne Kommunikation. In kurzen Mailings werden alle Beschäftigten regelmäßig (alle ein, zwei Wochen, bei Bedarf auch dazwischen) über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen und in unserem Umfeld informiert. Wir berichten über Neuerungen aus den jeweiligen Teams, über Auszeichnungen, manchmal über gewonnene Aufträge, über Bedarfe aus Buchhaltung oder Verwaltung. Alles wird sehr knapp gehalten, niemand soll durch Dauer-Beschallung oder Mikro-Management aus der Chefetage genervt oder überfordert werden.

Zudem agieren und kommunizieren die einzelnen Teams in sich und untereinander eigenständig. Wir haben schon vor längerem die Struktur des Unternehmens angepasst: Fachlich agieren die Teams autark. Wo es nötig ist, wird die Geschäftsführung eingebunden. Die Teamleiter korrespondieren regelmäßig auf kurzen Wegen miteinander. Das hat zur Folge, dass auch Bedürfnisse der „Neuen“ schnell aufgegriffen werden können und nicht wochenlang auf verschlungenen Hierarchiewegen unterwegs sind – ein Umstand, der sonst erfahrungsgemäß für Frustration sorgt und Ursache für einen Absprung sein kann.

Ergänzt wird diese Form der Kommunikation durch Events zum Beispiel bei einem Sommerausflug oder als Abschluss und Ausblick rund um den Jahreswechsel oder durch gemeinsame Mittagspausen (die aber nicht verpflichten oder einengen sollen). Firmen-Give-aways wie Tassen, Kulis und mehr fördern die Identifizierung mit dem neuen Arbeitgeber. Auch regelmäßige Feedbacks und Mitarbeitergespräche sind für uns essentiell, damit die „Neuen“ ankommen, sich ernst genommen fühlen, motiviert sind und Beschäftigte, Teamleitung und Arbeitgeber im lebendigen Dialog bleiben.

Neue Mitarbeiter durch die Probezeit begleiten

Wie lange eine Eingewöhnung dauert, ist vom Betrieb, den Strukturen und Aufgaben und natürlich individuell von jedem neuen Mitarbeiter abhängig. Das ist sehr unterschiedlich. Wichtig ist aus meiner Sicht, dabei die Probezeit im Blick zu behalten. Spätestens nach sechs Monaten muss entscheiden werden, ob es passt. Meine Erfahrung aus über 20 Jahren Personalberatung und Personalvermittlung: In den meisten Fällen zeichnet sich schon früher ab, ob der neue Mitarbeiter passt oder nicht und das Onboarding erfolgreich war. Arbeitgebern, die mit uns Personal suchen helfen wir dabei Integration und Onboarding erfolgreich zu gestalten. Unser Job ist immer erst zu Ende, wenn Arbeitnehmer und Betrieb für sich geklärt haben, dass die Verbindung von Dauer sein soll.

Diese Aufgabe hat seit der Corona-Pandemie eine neue Bedeutung erhalten, denn für viele Unternehmen, Verbände oder Behörden gilt nur noch zum Teil der klassische Arbeitsplatz, an dem Kolleginnen und Kollegen sowie Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich in Präsenz treffen. In vielen Fällen ist die Möglichkeit von Homeoffice die Regel. Das Modell bietet neue Möglichkeiten, braucht aber andere Regeln, die der Arbeit jedes Einzelnen Grenzen und Möglichkeiten aufzeigen und den Austausch untereinander gewährleisten und fördern. (siehe auch „Erfolgreich durch den Corona Lockdown“)

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen ist immer ein Aufwand und eine Chance. Ein gescheitertes Onboarding hingegen kostet das Unternehmen enorme Summen. Fehlende Kapazitäten, schlechte Stimmung, falsch investiertes Gehalt und der administrative Aufwand in der Buchhaltung sind die Folge. Und der Recruiting-Prozess muss neu angestoßen werden. Darum: Etablieren Sie einen belastbaren Onboarding-Prozess, beginnen Sie damit schon beim Erstkontakt, dann beim Bewerbergespräch und begleiten Sie die „Neuen“ ab da bis zum ersten Arbeitstag. Sorgen Sie für den passenden Job, der die Mitarbeiter fordert und der zu ihnen passt. Schulen sie die beteiligten Kollegen und fördern Sie die Neuen. Das sind die besten Investitionen, die Sie vornehmen können. Vorbereitung im Personalumfeld ist der entscheidende Erfolgsfaktor für die Chemie von Neuem und Bestehendem.